Blog

Google Drive là gì? Nắm rõ cách sử dụng các tính năng miễn phí

15/07/2024

Bài viết nổi bật

Mục Lục

Google Drive là gì là câu hỏi được nhiều người đặt ra khi ứng dụng ngày ngày càng được sử dụng phổ biến. Trong bài viết sau đây, HyperCore sẽ cùng bạn tìm hiểu một số thông tin về Google Drive cùng cách sử dụng ứng dụng này hiệu quả. Cùng theo dõi nhé!

Mục Lục

1. Google Drive là gì?

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây và đồng bộ hóa tập tin trực tuyến do Google phát triển. Dịch vụ này cho phép người dùng lưu trữ tệp trên đám mây, chia sẻ tệp, chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính,…

Google Drive bao gồm các ứng dụng Google Docs, Sheets và Slides. Tất cả là một bộ công cụ văn phòng cho phép tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình,….

Google Drive là dịch vụ được phát triển bởi Google

>>>> Tìm Hiểu Thêm Về: Cloud storage là gì?

2. Một số lưu ý trước khi sử dụng Google Drive

Để có thể sử dụng cách lưu trữ dữ liệu trên đám mây trên Google Drive, bạn cần đáp ứng các yêu cầu sau:

Tài khoản Google: Bạn cần có một tài khoản Google để đăng nhập vào Google Drive. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký miễn phí.
Kết nối Internet ổn định: Đảm bảo bạn có kết nối Internet ổn định. Bạn có thể sử dụng kết nối có dây hoặc không dây Wi-Fi để tải lên và tải xuống dữ liệu từ Google Drive.
Nguồn dữ liệu: Bạn cần có các tệp tin hoặc dữ liệu cần lưu trữ. Các tệp tin này có thể từ máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Cần có tài khoản Google trước khi sử dụng Google Drive

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, bạn có thể truy cập Google Drive bằng cách vào địa chỉ https://drive.google.com. Hoặc bạn có thể mở ứng dụng Google Drive trên thiết bị Android hoặc iOS/iPadOS. Nếu bạn đã cài đặt sẵn Google Drive trên máy tính, bạn cũng có thể mở ứng dụng này để truy cập vào tài khoản Google của mình.

Google Drive cung cấp 4 gói cước, phù hợp với nhu cầu của từng người dùng. Các gói cước bao gồm:

15GB (Miễn phí): Đây là gói cước mặc định cho tất cả các tài khoản Google khi được tạo ra. Dung lượng này được liên kết với các dịch vụ khác của Google như Gmail và YouTube.
Basic: Gói cước này có giá 45.000 VND/tháng hoặc 450.000 VND/năm với 100GB dung lượng. Người dùng có thể gặp các chuyên gia của Google khi có sự cố. Đồng thời, bạn cũng có thể chia sẻ dung lượng cho 5 thành viên khác và một số quyền lợi khác.
Standard: Tương tự gói Basic nhưng cung cấp 200GB dung lượng. Mức giá gói cước này là 69.000 VND/tháng hoặc 690.000 VND/năm.
Premium: Bao gồm tất cả các quyền lợi trước đó với 2TB dung lượng. Giá của gói cước này là 225.000 VND/tháng hoặc 2.250.000 VND/năm.

Google Drive cung cấp đa dạng gói cước

Google Drive hỗ trợ lưu trữ tất cả định dạng dữ liệu. Điều này cho phép bạn thoải mái tải lên và lưu trữ dữ liệu tại đây. Bạn có thể lưu trữ từ các loại tệp thông thường như văn bản, âm thanh cho đến các tệp của Adobe, Microsoft hay Apple.

>>> Các Dịch Vụ Tương Tự Khác:

3. Cách sử dụng Google Drive trên máy tính

Cách đăng nhập vào Google Drive:

Đầu tiên, bạn cần tạo một tài khoản Google mới.

Tạo tài khoản Google

Sau khi có tài khoản, bạn tiến hành truy cập vào đường link https://drive.google.com/ để đăng nhập vào Google Drive.

Đăng nhập vào Google Drive

Cách tải và tạo tệp lưu trữ dữ liệu:

Bạn có thể tải tệp lên Google Drive thông qua 2 cách:

Kéo tệp hoặc thư mục từ màn hình thiết bị và thả vào cửa sổ trình duyệt đang sử dụng.
Nhấn vào mục “Mới” ở góc bên trái của màn hình. Tại đây bạn sẽ thấy các lựa chọn để Tạo thư mục mới và tải tệp lên.

Tải tệp lên Google Drive

Cách sắp xếp dữ liệu trên Google Drive:

Để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc và thẩm mỹ, hãy sắp xếp dữ liệu của mình một cách khoa học. Điều này cũng giúp bạn tìm kiếm các file, tài liệu một cách dễ dàng. Sau đây là một vài mẹo bạn nên áp dụng để lưu trữ file hiệu quả:

Thống nhất việc đặt tên cho thư mục.
Tạo thư mục lớn bằng cách chọn “Drive của tôi” > Click “Mới” tạo thư mục.
Tạo thư mục con: Mở thư mục mẹ trước sau đó chọn “Mới” > Kéo thả các thư mục vào vị trí mong muốn để sắp xếp một cách hợp lý.

Sắp xếp thư mục khoa học

Cách chia sẻ tài liệu và tệp:
Một trong những ưu điểm nổi bật của Google Drive là khả năng chia sẻ tài liệu nhanh chóng và đơn giản. Các bước thực hiện như sau:

Bấm chuột phải vào file hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ. Chọn “Chia sẻ”.
Thêm người dùng khác thông qua tài khoản Email.
Phân quyền cho các vị trí như: Người xem, nhận xét, chỉnh sửa.

Chia sẻ tệp tài liệu

Để chia sẻ tệp hoặc thư mục với bất kỳ ai, bạn hãy chọn tùy chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết” > Sao chép URL và gửi cho người nhận.

4. Cách sử dụng Google Drive trên điện thoại

Google Drive phiên bản ứng dụng di động có giao diện khá tương đồng giữa các hệ điều hành Windows, Android, và iOS-iPadOS. Điều này giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng. Các thao tác cơ bản như tải lên, tải xuống, xóa, di chuyển, đổi tên,… đều giống nhau trên tất cả các nền tảng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng Google Drive

Tải ứng dụng tại App Store hoặc CH Play.
Tìm kiếm “Google Drive” và nhấn “Tải xuống” hoặc “Cài đặt”.
Sau khi cài đặt xong, mở ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn.

Cài đặt Google Drive trên điện thoại

Bước 2: Tải lên và quản lý dữ liệu

Mở ứng dụng Google Drive, nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc dưới bên phải màn hình > Chọn “Tải lên”. Bạn có thể chọn các tệp hoặc thư mục từ thiết bị của mình để tải lên.
Sau khi tải lên, các tệp sẽ xuất hiện trên màn hình chính của Google Drive. Tại đây, bạn có thể thực hiện các thao tác chia sẻ, chỉnh sửa,…

Tải lên và quản lý dữ liệu trên điện thoại

5. Các tính năng miễn phí hữu ích của Google Drive mà bạn nên biết

Chia sẻ tệp và kiểm soát quyền truy cập

Google Drive cho phép bạn dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục để cộng tác với những người khác. Bạn có thể tạo liên kết chia sẻ hoặc mời người dùng bằng email. Mỗi tệp và thư mục có một liên kết chia sẻ riêng, bạn có thể thiết lập quyền truy cập như chỉ xem, nhận xét, hoặc chỉnh sửa. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt thời gian hết hạn cho việc chia sẻ tệp hoặc thư mục.

Chia sẻ tệp và kiểm soát quyền truy cập

Xuất tệp lên Internet

Bạn có thể dễ dàng xuất tệp từ Google Drive để chia sẻ với mọi người trên Internet. Những tệp đã xuất bản sẽ được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị sử dụng ứng dụng Drive. Bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Google là có thể truy cập được những tệp này.

Chia sẻ tệp lên Internet

Nhập văn bản bằng giọng nói

Sử dụng tính năng gõ văn bản bằng giọng nói trong Google Docs giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn chỉ cần mở tài liệu Google Docs > Chọn “Công cụ” > “Gõ văn bản bằng giọng nói.” Sau đó, bạn có thể nói vào microphone. Google Docs sẽ tự động ghi lại văn bản theo những lệnh như “chấm” hay “xuống dòng”.

Nhập dữ liệu bằng giọng nói

Giao nhiệm vụ cho nhân viên bằng nhận xét

Google Docs cho phép bạn dễ dàng giao nhiệm vụ cho nhân viên bằng cách sử dụng tính năng nhận xét. Bạn có thể nhấp chuột phải vào phần cần chỉnh sửa trong tài liệu > Chọn “Nhận xét”. Sau đó bạn tiến hành nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn giao nhiệm vụ. Họ sẽ nhận được thông báo và được mời xem tài liệu.

Giao nhiệm vụ cho nhân viên bằng tính năng nhận xét

Sử dụng mẫu

Google Drive cung cấp nhiều mẫu miễn phí cho Google Sheets, Docs, và Slides. Nhờ đó bạn có thể bắt đầu dễ dàng cho các dự án. Bạn có thể truy cập mẫu này từ Google Drive bằng cách chọn “Mới” > chọn loại tệp bạn muốn làm việc (bảng tính, văn bản, hay bài thuyết trình). Sau đó, bạn có thể chọn “Từ mẫu” để lựa chọn mẫu phù hợp.

Sử dụng mẫu Google Drive cho dự án

Sắp xếp tệp theo kích thước

Để quản lý không gian lưu trữ trên Google Drive, bạn có thể sắp xếp các tệp theo kích thước. Nhấp vào “Lưu trữ” ở phần dưới menu bên trái của Google Drive để xem danh sách các tệp được sắp xếp từ lớn đến nhỏ. Bạn có thể xóa các tệp không cần thiết để giải phóng dung lượng lưu trữ.

Quản lý tệp hiệu quả

Tìm kiếm nâng cao

Để tìm kiếm nhanh chóng các tài liệu trong Google Drive, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao. Nhấp vào biểu tượng “Tùy chọn tìm kiếm” bên cạnh thanh tìm kiếm để lọc kết quả theo vị trí, loại tệp, chủ sở hữu, ngày chỉnh sửa, và nhiều tiêu chí khác. Tính năng này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý các tệp trong Drive.

Tìm kiếm nâng cao trên Google Drive

Trong bài viết trên, HyperCore đã cung cấp các thông tin giúp bạn tìm ra đáp án cho câu hỏi “Google Drive là gì?”. Mong rằng bài viết này sẽ hữu ích và giúp bạn sử dụng ứng dụng này hiệu quả hơn trong công việc và cuộc sống.